REDACCIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

Para desarrolla la capacidad de crítica (constructiva) y síntesis que debe ejecutar el auditor para formular debidamente los hallazgos se deben de cumplir con la matriz de componentes, de Condición, Criterio, Causa y Efecto. 

Nosotros como estudiantes de auditoria debemos de conocer y evaluar las diversas situaciones que se presentan, para desarrollar los hallazgos. Esto con la práctica y creatividad que realicemos día a día.

Si estos elementos, no son bien desarrollados por el auditor, aún menos estará en capacidad de preparar un buen informe de auditoría, donde tiene que extraer conclusiones y recomendaciones, para atender determinadas conductas o situaciones, que la Administración debe poner atención.

Es importante definir cada aspecto que debemos de tomar en cuenta para la redacción de un hallazgo de auditoría:

CONDICIÓN: Situaciones actuales encontradas. Lo que es, en términos del hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor interno.

CRITERIO: Medidas o normas aplicables, es decir lo que debe ser, según la norma o estándar técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado,

CAUSA: Razones de desviación, en cuanto a lo que se considera de por qué sucedió. En este punto hay que tener capacidad de diferenciar, la causa del efecto. Para definir este aspecto se requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor

EFECTO: Importancia relativa del asunto, señalando el impacto entre lo que es y lo que debe ser, de ser posible en forma cuantitativa o cualitativa, con las eventuales consecuencias que se derivan del incumplimiento de los objetivos de control interno

Dentro la redacción de hallazgos de control interno, se mencionan las deficiencias o debilidades de la 

organización. Esto se cumple cuando no se ejecuta a totalidad la política, normas y procedimientos que constituyen la entidad.

OPINIÓN NEGATIVA

Se emite una opinión negativa cuando el efecto del desacuerdo es tan importante y penetrante en los estados financieros que el auditor concluye que una salvedad del tipo "excepto por" o "sujeto a" en su dictamen no es adecuada para revelar la naturaleza engañosa o incompleta de los estados financieros. La opinión negativa o adversa que implica que los estados financieros no representan en forma razonable la realidad económica de la empresa.

ABSTENCIÓN DE OPINIÓN

Significa que debido a una limitación significativa del alcance, los auditores se vieron imposibilitados para formarse una opinión de los estados financieros. Una abstención no constituye una opinión; simplemente establece que el auditor no expresa opinión alguna acerca de los estados financieros
Se emite una abstención o denegación de opinión cuando el posible efecto de una limitación al alcance o de una incertidumbre es tan significativo que el auditor no puede expresar una opinión sobre los estados financieros.
La abstención de opinión se origina cuando el auditor no ha podido obtener la evidencia suficiente y competente que le permita afirmar o negar que los estados financieros examinados representan razonablemente la situación financiera de la empresa. El auditor en otras palabras opina que no puede opinar sobre la realidad económica de la empresa por carencia de elementos de juicio.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

Las normas para la comunicación de resultados se dividen en:
- Forma Escrita
- Contenido
- Discusión
- Oportunidad en la Entrega del Informe
- Aprobación y Presentación
- y Seguimiento del cumplimiento de las Recomendaciones

Los informes deben ser presentados de manera objetiva y clara, con suficiente información, que permita al usuario una adecuada interpretación de los resultados. Todo informe de auditoría del sector gubernamental debe incluir un resumen gerencial que debe contener un extracto que haga referencia a los hallazgos y recomendaciones más relevantes. El cumplimiento con la estructura y contenido que se especifican en el manual de auditoría, es importante para el buen entendimiento de lo que se quiere comunicar.

Opinión Limpia

La opinión favorable, limpia o sin salvedades significa que el auditor está de acuerdo, sin reservas, sobre la presentación y contenido de los estados financieros.

La opinión con salvedades (llamada también en la jerga de la auditoria como opinión calificada o cualificada), significa que el auditor está de acuerdo con los estados financieros, pero con ciertas reservas.

La opinión desfavorable u opinión adversa o negativa significa que el auditor está en desacuerdo con los estados financieros y afirma que éstos no presentan adecuadamente la realidad económico-financiera de la sociedad auditada.

Por último, la opinión denegada, o abstención de opinión

Opinión con Salvedades

También llamada calificada, con reservas o con excepciones.

Pueden originar una opinión con salvedades.

- Limitaciones al alcance

- Existe una limitación al alcance cuando el auditor no puede aplicar uno o varios procedimientos de auditoria.

Ante una limitación al alcance, el auditor debe decidir entre denegar la opinión o emitirla con salvedades, lo cual depende de la importancia de la limitación. Para ello hay que tener en consideración:

a) La naturaleza y significación del efecto potencial de los procedimientos omitidos, y

b) la importancia relativa de la cuenta o cuentas afectadas.

ARCHIVO PERMANENTE Y ARCHIVO CORRIENTE

ARCHIVO PERMANENTE

Expediente que pertenece a los auditores o firma de auditoría. Donde contiene toda la información de la constitución de una entidad determinada.

Legajo de papeles que detallan la naturaleza, funciones, aspectos legales, acuerdos, dirección, estructura, entre otros.

Es desarrollada, organizada, supervisada y archivada por personal estrictamente asignado de la auditoría. La información es modificada, y actualizada por los auditores y auditorías realizadas últimamente.

ARCHIVO CORRIENTE

Expediente de papeles de trabajo realizados durante la ejecución de auditoria. Estos son realizados por los auditores al momento de realizar el trabajo de campo de auditoria.

Tiene una duración de un año, y posterior al tiempo vencido es trasladado al expediente de archivo permanente.

En este legajo de papeles, se incluye todo documento de soporte que nos sirvió para encontrar los hallazgos, ya que esto nos servirá como evidencia. Dentro de estos papeles podemos mencionar: gráficos, cuestionarios, cédula narrativa, esquemas, cédula sumaria, cédula detallada, cédula analítica, estados de cuenta, entre otros.

LA SUPERVISIÓN EN EL PROCESO DE AUDITORIA

Supervisión que se realizara en base a presentación de hallazgos encontrados dentro de la auditoria. Estos hallazgos se mencionan en el informe final de auditoria y referente a ello, los mismos miembros de la auditoria son las personas encargadas para la inspección, seguimiento, control y cumplimiento de los hallazgos manifestados.

               

Esto con la finalidad de garantizar un efectivo proceso de mejora y calidad en la organización.

La supervisión es indispensable para la efectiva ejecución de cualquier examen y se ejerce en sentido vertical. Para efectos de la auditoría gubernamental se establecen para el proceso de la auditoría, los siguientes niveles

AUDITORIA DE UNA

MUNICIPALIDAD

En la República de Guatemala son instituciones autónomas reguladas conforme el artículo 253 de la Constitución Política de la República de Guatemala.

Sus funciones son:

a) Elegir a sus propias autoridades;

b) Obtener y disponer de sus recursos; y

c) Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su jurisdicción y el cumplimiento de sus fines propios.

En base a la ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos, Decreto No. 89-2002 En el inciso a) del artículo 1, indica: quedan obligados a presentar a la Contraloría de Cuentas la declaración de todos sus bienes y deudas, todos los funcionarios y empleados de los organismos del Estado, municipalidades, instituciones autónomas, descentralizadas o de otra naturaleza. Establece los delitos por mal manejo, uso, robo y malversación de fondos públicos por parte de empleados y funcionarios públicos.

Para la ejecución de la auditoria es importante tomar en cuenta la integración del sistema presupuestario, de contabilidad integrada gubernamental, tesorería y crédito público; el Ministerio de Finanzas Públicas, como órgano rector, y todas las unidades que cumplan funciones de administración financiera en cada uno de los organismos y entes del sector público. Estas unidades serán responsables de velar por el cumplimiento de las políticas, normas y lineamientos que, en materia financiera, establezcan las autoridades competentes en el marco de esta ley.

AUDITORIA DE UNA ENTIDAD

DESCENTRALIZADA

Como toda auditoria a ejecutar, es un examen sistemático de los estados financieros, registros y transacciones relacionadas para determinar la adherencia a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, a las políticas de dirección o a los requerimientos establecidos”.

La importancia constituye en que es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una entidad. Ayuda a una entidad a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgo y control.

Ningún auditor gubernamental tiene más facultades que le asigna la Ley, siendo responsable por su conducta oficial y de los resultados de sus atribuciones en materia de control gubernamental; será sancionado administrativamente de acuerdo a la gravedad o incidencia de la falta cometida, incluyendo la destitución, esto sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales en que incurra en el ejercicio del cargo.

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES

Parte de la guía de la ejecución de auditoria para poder evaluar el cumplimiento de los aspectos legales  que dispone la entidad a auditar. Por medio de esta fase se determinara la evidencia suficiente, competente y pertinente de la ejecución de la auditoria.

Los responsables que intervienen para confirmar si cumple, son los siguientes:

Director de Auditoria:

Para confirmar si se cumple los objetivos.

Supervisor de Auditoria:    Monitorear el cumplimiento y ejecución de lo  planificado.

Auditor Interno:            Para su conocimiento y práctica de la evaluación correspondiente.

Para la evaluación de esta área de auditoria, es necesario conocer la naturaleza de la empresa, y esta información la podemos encontrar en el Archivo Permanente de la entidad, ya que de allí obtendremos toda la información para conocer la empresa y sus disposiciones legales a las que se rige.

HERRAMIENTAS DE CONTROL INTERNO

Son procedimientos especiales utilizados por el auditor para obtener las evidencias necesarias y suficientes, con el objeto de formarse un juicio profesional y objetivo sobre la materia examinada. Estas herramientas son un apoyo de material para poder soportar y documentar cada hallazgo encontrado durante la ejecución de auditoria.

Entre estas herramientas existen: Narración de procesos, flujo gramas, cuestionarios e inspección de las actividades. Para ello es importante tomar los siguientes  conceptos para poder lograr los objetivos:

a. Relevamiento: Representa el conjunto de actividades para documentar en que forma se lleva a cabo un procedimiento.

b. Revisión: Consiste en el análisis de las características que debe cumplir una actividad, informe, documento, etc. Sirve para seleccionar operaciones que serán verificadas en el curso de la auditoria.

c. Confrontación: Consiste en el cotejo de información contenida en registros contra el soporte documental de las transacciones registradas.

d. Rastreo: Es utilizado para seguir el proceso de una operación de manera progresiva o regresiva, reconstruyendo el flujo de actividades y controles, a través de la documentación respectiva.

e. Observación: Consiste en la verificación ocular de operaciones y procedimientos durante la ejecución de las actividades de la entidad. Se la considera complemento del relevamiento.

f. Comparación: Consiste en establecer las diferencias entre las operaciones realizadas y los criterios, normas, procedimientos y prácticas que se utilizan habitualmente.

g. Indagación: Consiste en la obtención de manifestaciones mediante entrevistas a funcionarios y empleados o personas relacionadas con las operaciones.

h. Encuesta: Se formaliza mediante la utilización de cuestionarios escritos sobre actividades u operaciones objeto de análisis.

i. Cálculo: Se trata de la verificación aritmética de comprobantes, documentos, etc., para evaluar su corrección y exactitud.

j. Comprobación: Determina la verosimilitud de los actos y la legalidad de las operaciones, autorizaciones, etc. mediante el examen de la documentación respectiva.

k. Certificación: Se refiere a la obtención de un documento en el que se asevera la veracidad de un acto o hecho legalizado a través de la firma de un funcionario autorizado.

l. Inspección: Es el examen físico y ocular de ciertos activos tangibles como ser bienes de consumo o de uso, insumos, obras, valores, etc., para comprobar su real existencia y autenticidad.

m. Análisis: Es la separación de una operación, procedimiento o actividad en sus elementos componentes, para establecer su conformidad con criterios de orden normativo y técnico.

n. Circularización: Procura obtener información directa y por escrito de un sujeto externo a la entidad (persona u organización), que se encuentra en situación de conocer la naturaleza y condiciones de la operación consultada, y de informar válidamente sobre ella.

o. Conciliación: Es el examen de la información emanada de diferentes fuentes, con relación a la misma materia, a efectos de verificar su concordancia y determinar de esa manera la validez y veracidad de los registros e informes que se está examinando.

p. Tabulación: Consiste en agrupar, sobre la base de determinados criterios, datos obtenidos en distintas áreas o segmentos, para posibilitar la derivación de conclusiones

q. Determinación de Razonabilidad: Se lleva a cabo a través de la utilización de indicadores o tendencias sobre la evolución de determinados comportamientos. Adicionalmente, se pueden aplicar otros métodos que complementan a los procedimientos y técnicas citados y que constituirán elementos auxiliares para la selección y utilización de los mismos

EVALUACION DE CONTROL IINTERNO EN UNA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

El proceso de Evaluación de Control Interno es parte del proceso de la planificación específica de una auditoria gubernamental a realizar,  que su propósito es obtener conocimiento y comprensión del funcionamiento del funcionamiento y estructura del control interno, con la finalidad de identificar posibles áreas críticas y determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria.

Pero para saber ¿Qué es la Evaluación de Control Interno?, tenemos que definir ¿Qué es el sistema de Control Interno?

EL CONTROL INTERNO

Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad pública. Se fundamenta en una estructura basada en cinco componentes funcionales:

1)      Ambiente de control

2)      Evaluación de riesgos

3)      Actividades de control gerencial

4)      Información y comunicación

                                                      5)      Supervisión

PROGRAMA  DE  AUDITORIA

Los programas de auditoría es un documento del auditor, en donde se encuentra el listado de los procedimientos a seguir con la ejecución de la auditoria.

 Los programas deben ser ordenados y clasificados de fácil entendimiento para cualquiera de los integrantes del equipo de trabajo.

Normalmente se acostumbra a elaborar un programa de auditoría para cada cuenta del balance general que se va a examinar. También a estos programas de auditoría se conoce como un plan de trabajo a realizar.

En cada programa de auditoría se debe considerar los siguientes aspectos importantes:

•          Una introducción en donde se describa las cuentas a examinar.

•          Una descripción de los objetivos que se van a conseguir.

•          Descripción de los pasos a seguir debidamente, indicando la persona quien va efectuar el trabajo, la fecha de inicio, fecha final, referencias, las observaciones en caso de existir y finalmente la firma de quien realiza y quien lo revisa.

El programa de auditoría es un enunciado, lógicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de auditoría que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar y la oportunidad en que se han de aplicar.  Dado que los programas de auditoría  se preparan anticipadamente en la etapa de planeación, estos pueden ser modificados en la medida en que se ejecute el trabajo, teniendo en cuenta los hechos concretos que se vayan observando. 

DIFERENCIA ENTRE PROGRAMA DE AUDITORÍA Y PLAN DE AUDITORÍA

Para lograr un óptimo funcionamiento del sistema de calidad requiere de evaluaciones formales y periódicas; para ello debes preparar un plan de auditorías. Este plan lo debes desarrollar preferentemente anual, con base a los requerimientos del sistema, áreas críticas, auditorías de seguimiento, a proveedores, etc., y con base en ello la planeación de los recursos.

A este plan anual de auditoría se debe incluir las de re-certificación o seguimiento o tercera parte.

Por cada auditoría planeada en dicho plan de auditoría, debes desarrollar un programa de auditoría, este programa debe indicar la fecha de la auditoría, el alcance, auditores, horario, fecha y horario de apertura, fecha y horario de clausura, etc., es decir, el programa lleva todos los detalles de una auditoría.

MEMORANDO   DE  PLANIFICACION

Memorando de Planificación, es el primer documento que se redacta en la primera fase de auditoria, esencial para determinar la adecuada ejecución de auditoria según la NIA 300.

Este documento comprende el desarrollo de una serie de pasos, procedimientos y estrategias que permite lograr el objetivo de la inspección. Donde se enfoca en establecer un orientación sobre la apropiada naturaleza, alcance, oportunidad de los procedimientos a considerar en la auditoria.

Tiene como objetivo recopilar información sobre la empresa, actividades y operaciones de control interno, procedimientos de revisión analítica, diseños de pruebas y técnicas a aplicar, y por ultimo elaborar el plan de inspección y memorando de planeamiento donde se plasmaran toda la información obtenida para tenerlo de soporte al momento de ejecutar la auditoria.

El memorando de planeación es el documento que en resumen detalla los resultados de las fases de familiarización y evaluación preliminar de control interno de la entidad a auditar, también se coloca los criterios que deben seguirse para realizar la planificación específica, que servirá de base fundamental para la ejecución de auditoria.

A continuación debemos de considerar los siguientes aspectos en la elaboración del Memorando de Planificación:

-       OBJETIVO GENERAL

-       OBJETIVO ESPECIFICO

-       PERSONAS RESPONSABLES